1. Begriff: Kosten zur Erhaltung der Betriebsanlage in einsatzfähigem Zustand.

Entsprechend dem Instandhaltungsbegriff nach DIN-Norm 31 051 Kosten für Wartungs- (Wartungskosten), Inspektions- (Inspektionskosten) und Instandsetzungsmaßnahmen (Instandsetzungskosten) bzw. nach dem Ziel der einzelnen Maßnahmenarten differenziert Kosten für anlagenbezogene Verschleißbeobachtung, Verschleißhemmung und Verschleißbeseitigung.

2. Arten: a) Fremdinstandhaltungskosten: für von Unternehmensexternen erbrachte Instandhaltungsmaßnahmen.

b) Eigeninstandhaltungskosten: in Instandhaltungskostenstellen anfallende Kosten.

3. Kostenrechnerische Erfassung und Verrechnung: Fremdinstandhaltungskosten werden als primäre Kostenart in der Kostenartenrechnung erfasst und zumeist den die Leistungen nachfragenden Kostenstellen direkt zugeordnet. Eigeninstandhaltungskosten werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung instandhaltungsauftragsweise oder per Umlagen weiterverrechnet. Kosten für werterhöhende Instandsetzungsmaßnahmen sind zu aktivieren und als Abschreibungen periodenweise weiterzuverrechnen.

4. Handelsrechtliche/steuerliche Behandlung/Bilanzierung: (Laufende) Instandhaltungskosten sind i.d.R. als Erhaltungsaufwand zu qualifizieren und damit als Aufwand bzw. Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Umfangreiche Instandsetzungskosten (Großreparaturen) sind dagegen i.d.R. als Herstellungsaufwand zu aktivieren.

Handelsrechtlich besteht die Pflicht zur Bildung einer Rückstellung für im Geschäftsjahr unterlassene Instandhaltungen, wenn sie innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden (ebenso steuerlich).