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Kontrolle

Definition

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Kurzerklärung:

Durchführung eines Vergleichs zwischen geplanten und realisierten Größen sowie Analyse der Abweichungsursachen; nicht eingeschlossen ist die Beseitigung der festgestellten Mängel. Kontrolle ist eine Form der Überwachung, durchgeführt von direkt oder indirekt in den Realisationsprozess einbezogenen Personen oder Organisationseinheiten.

Ausführliche Erklärung:

I. Charakterisierung:

1. Begriff: Durchführung eines Vergleichs zwischen geplanten und realisierten Größen sowie Analyse der Abweichungsursachen; nicht eingeschlossen ist die Beseitigung der festgestellten Mängel. Kontrolle ist eine Form der Überwachung, durchgeführt von direkt oder indirekt in den Realisationsprozess einbezogenen Personen oder Organisationseinheiten.

Abgrenzung: a) Zum Controlling: Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle) umfasst u.a. auch die Mängelbeseitigung.
b) Zur internen Revision: v.a. dadurch, dass Kontrolle ein ständiger Vorgang ist, der laufende Prozesse möglichst lückenlos überwacht und meist von (vorgesetzten) Mitarbeitern der gleichen Organisationseinheit durchgeführt wird.
c) Zur Prüfung: Der Überwachungsträger ist in den kontrollierten Prozess einbezogen (Prozessabhängigkeit).

2. Entscheidungsprozess-Phase: a) I.e.S.: letzte Phase des Entscheidungsprozesses, d.h. der Prozess der Sicherstellung, dass die Durchführung mit dem Geplanten übereinstimmt.
b) I.w.S.: alle Phasen des Entscheidungsprozesses, d.h. ein überlagernder Prozess der Willensbildung und -durchsetzung.

3. Grundsätzliche Zwecke:
(1) Kontrollinformationen können Daten für nachfolgende Planungen liefern (sachlogische Dimension);
(2) Kontrollinformationen können für die Mitarbeiterbeurteilung herangezogen werden (motivationale Dimension). Aus den teilweise verschiedenen und konfliktären Kontrollanforderungen dieser Dimensionen ergeben sich die bes. Gestaltungsprobleme der Kontrolle.

4. Kontrolle ist häufig in ein ausdifferenziertes Planungs- und Kontrollsystem eingebunden. Auf diese Weise wird versucht, die Kontrolle so vollständig wie möglich durchzuführen und frühzeitig in die laufenden Prozesse einzugreifen.

II. Arten:

1. Plan-Kontrolle: dient der Willenssicherung. Eine Kritik am Plan ist unzulässig und würde zu einer Schwächung der Plan-Unterstützung durch die Beteiligten führen.

2. Prämissen-Kontrolle: Überwachung und ggf. Revision der Planannahmen. Daraus entsteht das Dilemma der Kontrolle, dass man einerseits zum Zweck der Durchsetzung am Plan festhalten und andererseits eine Planveränderung aufgrund von Lernprozessen möglich sein muss.

3. Strategische Kontrolle: Überwachung der Realisierung von strategischen Programmen; stellt aufgrund der nur teilweise möglichen Quantifizierung von strategischen Plänen die Unternehmensführung vor bes. Probleme.

4. Operative Kontrolle: Überwachung der operativen Programme und der entsprechenden Bereiche.

5. Indirekte Kontrolle der strategischen Pläne und Prämissen erfolgt im Rahmen der aus den Strategien abgeleiteten operativen Pläne und Prämissen. So können die im Rahmen des üblichen operativen Kontrollprozesses gewonnenen Informationen gleichzeitig für eine Überprüfung der Strategien und ihrer Planannahmen herangezogen werden.

Beispiel: Bei der Durchsprache von Preis- oder Mengenabweichungen im Rahmen einer flexiblen Plankostenrechnung ergeben sich Hinweise, dass die Ursachen nicht bei dem Kostenstellenleiter, sondern in den unzutreffenden Planerwartungen des strategischen Programms liegen. Es können sich Konsequenzen für die weitere Aufrechterhaltung der strategischen Planannahmen ergeben.

6. Direkte Kontrolle bezieht sich dagegen explizit auf die Überwachung strategischer oder operativer Planaussagen. Dort gibt es eine autonome Kontrolle, die (laufend) kalendergesteuert oder (ad hoc) ereignisgesteuert ist.

7. Verfahrens-Kontrolle überprüft, ob nach den vorgeschriebenen Richtlinien gehandelt worden ist.

8. Ergebnis-Kontrolle bezeichnet dagegen den Vergleich der Plandaten mit den realisierten Daten.

9. Ex-Ante-Kontrolle: Versucht wird, Soll-Wird-Abweichungen zu antizipieren.

10. Ex-Post-Kontrolle: Abgestellt wird auf Soll-Ist-Abweichungen.

III. Einsatzgebiete:

1. Buchhaltung: a) Zweck: Sicherung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens, Schutz vor Vermögensverlusten durch unbefugte Zugriffe (z.B. in Kassen-, Wertpapier- oder Materialbestände), Falschbuchungen, Missbrauch und Fälschung von Belegen. Die Summe aller organisatorischen Kontrollmaßnahmen wird als internes Kontrollsystem (IKS) bezeichnet.
b) Schutz gegen formelle Buchhaltungsfehler durch Prüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchungen (Kontierungsfehler, Doppelbuchungen, fehlende Buchungen), der Rechenoperationen (Additionen, Salden) und der Datentransportvorgänge (Übertragungsfehler, Konten-, Spalten- und Zahlenverwechslungen) durch Kontenkontrolle und Systemprüfungen; manuelle oder maschinelle Testläufe (z.B. bei EDV-Programmen u.Ä.), soweit nicht maschinelle oder sonstige zwangsläufige Kontrolle das Auftreten von Fehlern bereits verhindern.

c) Kontrolle der materiellen Übereinstimmung buchmäßig ausgewiesener Bestände mit den tatsächlich vorhandenen erfordert die Durchführung von Inventuren (z.B. Kassenprüfung, Kassensturz).

2. Strategisches Management: strategische Kontrolle.

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