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Prüfung

Definition

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Kurzerklärung:

Ein von einer natürlichen Person (Prüfer) durchzuführender Überwachungsprozess (Überwachung), bei dem Tatbestände, Sachverhalte, Eigenschaften oder Aussagen über diese (Istobjekte) mit geeigneten Bezugsgrößen (Sollobjekten) verglichen und eventuelle Abweichungen beurteilt werden; der Prüfer darf an der Herbeiführung der Istobjekte nicht selbst direkt oder indirekt beteiligt gewesen sein (Prozessunabhängigkeit); darin liegt der Unterschied zu Kontrolle. Prüfung ist stets zweckgerichtet.

Ausführliche Erklärung:

I. Begriff:

Ein von einer natürlichen Person (Prüfer) durchzuführender Überwachungsprozess (Überwachung), bei dem Tatbestände, Sachverhalte, Eigenschaften oder Aussagen über diese (Istobjekte) mit geeigneten Bezugsgrößen (Sollobjekten) verglichen und eventuelle Abweichungen beurteilt werden; der Prüfer darf an der Herbeiführung der Istobjekte nicht selbst direkt oder indirekt beteiligt gewesen sein (Prozessunabhängigkeit); darin liegt der Unterschied zu Kontrolle. Prüfung ist stets zweckgerichtet.

Gegensatz: Prozessabhängigkeit.

II. Grundelemente:

1. Istobjekt: Das Prüfungsobjekt, auf das sich der Vergleich mit dem Sollobjekt bezieht und das jeweils näher konkretisiert werden muss; Gegenstand der Prüfung können einzelne Istobjekte oder ein Komplex von Prüfungsobjekten (Prüffeld, Prüffeldergruppe) sein. Einzelne Istobjekte sind z.B. Nummern eines bestimmten Belegs, Angaben eines Buchungskontos, vorhandene Unterschriften auf einem Beleg; komplexe Prüfungsgebiete sind z.B. Jahresabschlüsse.

2. Sollobjekt: Vergleichsmaßstab zur Beurteilung des Istobjekts. Sollobjekte müssen i.d.R. ermittelt werden, indem für einen rekonstruierten Tatbestand relevante Normen herangezogen werden. Dies ist u.U. problematisch, weil Normen oft nicht konkret genug sind und Normenkonkurrenz bestehen kann.

3. Soll-Ist-Vergleich: In einem Vergleichs- oder Fehlerfeststellungsprozess werden eventuelle Differenzen zwischen Ist- und Sollobjekt aufgedeckt. Die Feststellung des Ausmaßes einer Abweichung kann Messprobleme aufwerfen. Voraussetzung einer Messung ist die Abbildungsfähigkeit von Merkmalsausprägungen des Ist- und Sollobjekts auf derselben Skala.

4. Urteil: An den Soll-Ist-Vergleich schließt sich der Urteilsbildungsprozess, eine Abweichungsanalyse, an. Das Urteil hat das Ergebnis der Prüfung zum Inhalt und nimmt zur Fehlerhaftigkeit bzw. Fehlerlosigkeit des Prüfungsobjekts Stellung. Nicht jede im Vergleichsprozess festgestellte Abweichung stellt einen Fehler dar; zu berücksichtigen sind Toleranzen, die aus den jeweiligen Normen resultieren, und Unschärfebereiche, die sich ergeben, wenn die Merkmale von Ist- und Sollobjekten nicht ausreichend erfasst werden können. Die genaue Beurteilung eines festgestellten Fehlers hängt von den Messmöglichkeiten ab. Der Urteilsbildung folgen die Formulierung des Prüfungsergebnisses und der Urteilsmitteilungsprozess (bes. Bestätigungsvermerk und Prüfungsbericht).

III. Arten:

1. Unternehmungszugehörigkeit des Prüfungsträgers: a) Externe Prüfung: Der Prüfer ist ein nicht der Unternehmung angehörender Dritter, z.B. Wirtschaftsprüfer (WP).

b) Interne Prüfung: Der Prüfer ist Mitarbeiter der Unternehmung.

Vgl. auch interne Revision.

2. Rechtsnatur der Prüfungsgrundlage: a) Gesetzlich vorgeschriebene Prüfung: Es besteht gesetzlicher Prüfungszwang.

b) Gesetzlich vorgesehene Prüfung: Es gibt Prüfungsrechte, von denen kein Gebrauch gemacht werden muss. Zulässiger Höchstumfang der Prüfungsrechte sowie zur Vornahme und Veranlassung der Prüfung. Berechtigte werden gesetzlich bestimmt. Innerhalb der gesetzlich fixierten Grenzen ist die Gestaltung der Prüfung den Prüfungsberechtigten überlassen.

c) Vertraglich ausbedungene Prüfung: Grundlage ist eine vertragliche Übereinkunft zwischen Prüfungsberechtigten und zu Prüfenden. I.d.R. wird im Vertrag der Höchstumfang der Prüfungsrechte festgelegt; sie müssen nicht zwingend ausgeschöpft werden.

d) Freie Prüfung: Prüfungsgrundlage ist allein der Prüfungsauftrag, der von der veranlassenden Stelle der zu prüfenden Unternehmung erteilt wird. Prüfungsobjekt, Prüfer (extern oder intern) und zugrunde zulegende Prüfungsnormen sind durch den Auftraggeber festlegbar.

3. Häufigkeit:
(1) Periodische (laufende) Prüfung;
(2) aperiodische (einmalige, aber auf bes. Anlass beruhende) Prüfung, oft auch Sonderprüfung genannt

4. Ziel der Prüfung:
(1) Ordnungsmäßigkeitsprüfung: Prüfung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen oder innerbetrieblicher Anweisungen;
(2) Zweckmäßigkeitsprüfung: Prüfung der Zweckmäßigkeit betrieblicher Strukturen und Prozesse.

5. Art der Prüfungsobjekte: Eine Vielzahl von Prüfungsobjekten ist denkbar

Beispiele für eine Differenzierung der Prüfung nach Prüfungsobjekten sind:
(1) Situationsprüfung: Prüfung zur wirtschaftlichen Lage, bei der die allg. Situation der Unternehmung oder ihrer Teile ermittelt werden soll, z.B. Rentabilitätsprüfung, Liquiditätsprüfung;
(2) Institutionsprüfung/Organisationsprüfung: Prüfung der Organisation der Unternehmung oder ihrer organisatorischen Einheiten; auf die Zweckmäßigkeit betrieblicher Strukturen und Prozesse gerichtet;
(3) Aufdeckungsprüfung soll Unterschlagungen und Veruntreuungen aufdecken.

6. Art der Prüfungshandlung: Eine Vielzahl von Prüfungshandlungen ist denkbar, z.B. Abstimmungsprüfung, Übertragungsprüfung, rechnerische Prüfung.

7. Komplexität des Prüfungsobjekts: a) Einfache Prüfung: Das abzugebende Prüfungsurteil beruht auf nur einem Soll-Ist-Vergleich; dies ist jedoch nicht der Regelfall.

b) Komplexe Prüfung: Die Abgabe eines Urteils beruht auf einer Mehrzahl von einzelnen Soll-Ist-Vergleichen.

Möglichkeiten der Verdichtung zu einem Gesamturteil:
(1) Zusammenfassung unverbundener Einzelurteile: Einzelurteile werden ohne Berücksichtigung von Interdependenzen zwischen den einzelnen prüfungsrelevanten Merkmalen isoliert gefällt. Durch geeignete Verfahren (z.B. Durchschnittsbildung, Anwendung von Gewichtungssystemen) werden sie zum Gesamturteil zusammengefasst.
(2) Bildung von Prüfungsketten: Ist ein komplexes Urteil über mehrere miteinander in Verbindung stehende Istobjekte erforderlich, wird eine Verkettung von Einzelurteilen in Form von zeitlich nacheinander geschalteten Primärvergleichen vorgenommen, wobei Sollobjekte aus den geprüften Istobjekten des vorhergehenden Primärvergleichs abgeleitet werden. (a) Progressive Prüfungskette, z.B. bei einer Jahresabschlussprüfung: Prüfung ausgehend vom wirtschaftlichen Tatbestand, um letztlich ein Urteil über eine Bilanzposition zu fällen. (b) Retrograde Prüfungskette bei umgekehrter Prüfungsrichtung. (c) Prüfungsketten können verzweigt oder unverzweigt sein; eine Verzweigung resultiert aus der Verflechtung von Ausgangsdaten und Zwischen- oder Endurteilen.

8. Prüfungsintensität: a) Lückenlose Prüfung: Sämtliche zum Prüfungskomplex gehörenden Istobjekte werden geprüft.

b) Stichprobenprüfung.

9. Angewandte Methoden des Soll-Ist-Vergleichs: a) Direkte Prüfung liegt vor, wenn die Zuordnung von Messwerten zu einzelnen Maßgrößen unmittelbar und direkt erfolgt.

b) Indirekte Prüfung: Prüfung aufgrund indirekter Messung. Es werden Ersatzobjekte herangezogen und hieraus Rückschlüsse für die zu beurteilenden Objekte gezogen; z.B. wird der Niederschlag von Tatbeständen in Dokumenten statt der Tatsachen selbst betrachtet. Voraussetzung ist ein funktionaler Zusammenhang, weil nur in diesem Fall eine Verknüpfung sinnvoll vorgenommen werden kann. Wahlweise indirekte Messung liegt vor, wenn der Prüfer auch eine direkte Messung hätte vornehmen können. Bei zwangsweise indirekter Messung gibt es keine wirtschaftlich vertretbare Möglichkeit einer Abbildung ohne Zuhilfenahme einer Ersatzgröße. Bei der indirekten Ermittlung des Sollobjekts (z.B. Globalabstimmung, Verprobung) wird nur ein Bestandteil des Soll-Ist-Vergleichs indirekt ermittelt; bei der indirekten Ermittlung der Soll-Ist-Abweichung aus der Prüfung eines Ersatztatbestandes wird auf die Qualität des eigentlichen Prüfungsobjekts rückgeschlossen (z.B. im Bereich der Jahresabschlussprüfung Prüfung mithilfe des internen Kontrollsystems (IKS) oder EDV-Systemprüfung).

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