Open-Space-Methode

Inhaltsverzeichnis

1. Definition und Einordnung
2. In der Praxis
3. Fazit und Ausblick

Definition und Einordnung

Im UX Design findet sich Open Space als Methode innerhalb des Lean Start-up. Sie basiert auf den Entwicklungen von Harrison Owen (USA) seit 1985. Charakteristisch für Open Space Meetings ist, dass ein Ziel des Meetings zwar vorgegeben ist, die Teilnehmer ihre Themen und Anliegen innerhalb dieses Rahmens jedoch selber einbringen. Dabei folgt ein Open Space Meeting formal einer Agenda und einem Regelkanon, es findet sich aber keine typische Tagesordnung und auch die Aufgaben ergeben sich erst innerhalb einzelner Arbeitsgruppen, die sich im Laufe des Meetings bilden. Zur Umsetzung der Ergebnisse gibt es je nach Umfang des Open Space Meetings (Anzahl der Teilnehmenden, Dauer über mehrere Tage) Dokumentationen, Protokolle und Auswertungen.
Was ungewöhnlich klingt, entspricht dabei sehr stark dem menschlichen Antrieb, inkrementell Probleme zu bearbeiten, von denen man selber betroffen ist. Die daraus entstehende Motivation ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Open Space. In der sozialen Gruppe des Meetings sind weitere wesentliche Faktoren die Möglichkeiten der informellen Begegnung und die Selbstorganisation der Kommunikation. Ein Erklärungsmuster für das Funktionieren dieser Form der Zusammenarbeit, findet sich in der Chaosforschung unter der Beschreibung der „komplexen adaptiven Systeme“.

In der Praxis

Der Einsatz der Open-Space-Methode in Unternehmen ist immer dann angezeigt, wenn das Problem komplex ist und die Lösung noch nicht bekannt. Zudem muss die Unternehmensleitung darauf vertrauen, dass die  Teilnehmenden maßgeblich zur Lösung beitragen können. Als Alibiveranstaltung wirkt ein Open Space Meeting aufgrund der hohen emotionalen Einbindung innerhalb des Ablaufs massiv demotivierend. Daher sollte auch bereits vor einem Open Space Meeting klar sein, wie mit den Ergebnissen umgegangen wird:
Welche Freiheitsgrade in den Entscheidungen hat das Open Space Meeting?
Welche Entscheidungsebenen behält sich die Führungsetage vor?
Nehmen Entscheider teil und wie können Ergebnisse in die bestehenden Strukturen und Prozesse integriert werden?
Durch wen können externe Perspektiven beigesteuert werden?
Wie bei allen UX-Design-Methoden spielt auch bei Open Space das Profil der Teilnehmenden eine Rolle. Es gibt zwar den Grundsatz „Alle Teilnehmenden sind genau die richtigen Personen“, in der Praxis wird jedoch die Teilnahme von zusätzlichen, externen Teilnehmern häufig als bereichernd empfunden. Dabei kommt der Zusammenstellung der gesamten Gruppe besondere Bedeutung zu. Es gilt genau abzuwägen, ob überhaupt, in welchem Umfang und durch welche Profile  eine Bereicherung möglich ist.

Fazit und Ausblick

Der Einsatz von Open Spaces ist unabhängig von der Organisationsform des Unternehmens. Ist das Unternehmen nach der UX-Design-Methodik aufgestellt, findet sich der kulturelle Boden für eine erfolgreiche Umsetzung von Open Space Meetings tendenziell leichter. Gründe für ein Nichtfunktionieren in klassisch organisierten Unternehmen finden sich tatsächlich nur auf der Ebene der Unternehmenskultur. Für virtuelle Unternehmen oder Open Space Meetings zwischen räumlich voneinander entfernten Abteilungen werden Online Open Space Meetings angeboten.