Pauschalierung der Lohnsteuer

1. Begriff: Vereinfachtes Verfahren zur Berechnung der Lohnsteuer für die Bezüge von Arbeitnehmern in bestimmten Fällen. Bei der Pauschalierung wird die Lohnsteuer vom Arbeitgeber nicht mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers erhoben, sondern nach einem durchschnittlichen oder gesetzlich vorgegebenen Steuersatz; zugleich ist die pauschale Steuer endgültig (§§ 40 III, 40a V, 40b IV EStG). Der Arbeitnehmer braucht somit die pauschal besteuerten Bezüge auch in seiner Steuererklärung nicht mehr anzugeben. Allerdings muss der Arbeitgeber zu Kontrollzwecken die Fälle, in denen für Bezüge des Arbeitnehmers eine Pauschalierung der Lohnsteuer durchgeführt worden ist, im Lohnkonto aufzeichnen (§ 4 II 8 LStDV).

2. Fälle, in denen die Pauschalierung der Lohnsteuer zugelassen ist: a) Allgemein (§ 40 I EStG):
(1) wenn der Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt,
(2) wenn in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzufordern ist, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat.

Voraussetzung für die Anwendung der Pauschalierung der Lohnsteuer ist in beiden Fällen, dass das Betriebsstättenfinanzamt die Pauschalierung der Lohnsteuer genehmigt, nachdem der Arbeitgeber einen entsprechenden Antrag gestellt hat; für sonstige Bezüge eines Arbeitnehmers von insgesamt mehr als 1.000 Euro im Kalenderjahr ist die Pauschalierung der Lohnsteuer stets ausgeschlossen.

b) Pauschalierung bei ganz bestimmten Arten von Zahlungen oder Sachleistungen an die Belegschaft (§ 40 II EStG): Mit einem gesetzlich festgelegten Pauschsteuersatz von 25 Prozent kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer erheben für
(1) Mahlzeiten, die verbilligt oder unentgeltlich abgegeben werden, und entsprechende Zuschüsse an das Gastronomie-Unternehmen, das die Arbeitnehmer beköstigt;
(2) Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen,
(3) Erholungsbeihilfen für den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten oder seine Kinder, wenn sicher gestellt ist, dass bestimmte - bescheidene - Obergrenzen pro Kalenderjahr nicht überstiegen werden (aktuell 156 Euro für den Arbeitnehmer selbst, 104 Euro für seinen Ehegatten, 52 Euro für jedes Kind, § 40 II EStG),
(4) Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen, die über die gesetzlich als Werbungskosten absetzbaren Beträge hinaus gezahlt werden, allerdings nur bis zu weiteren 100 Prozent dieser gesetzlichen Grenzbeträge,
(5) für die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Personalcomputern, Zubehör und Internetzugang an Arbeitnehmer (Das betrifft allerdings nur die Übereignung solcher Anlagen, nicht die Erlaubnis zur bloßen privaten Mitbenutzung, weil diese schon nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist).

3. Pauschalierung für die unentgeltliche oder verbilligte Beförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und für Zuschüsse für Aufwendungen zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer in diesen Fällen mit 15 Prozent pauschal erheben, wenn die Zuschüsse bzw. Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden und die Zuschüsse den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte.

4. Pauschalierung der Lohnsteuer für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte: Zur steuerlichen Förderung geringfügiger Beschäftigungsverhältnisse kann der Arbeitgeber bei bestimmten Fällen die Lohnsteuer auf das reguläre Gehalt seiner Arbeitnehmer pauschal erheben. Hier sind unterschiedliche Fälle zu unterscheiden:
(1) Kurzfristige Beschäftigung (gelegentliche Tätigkeit, keine regelmäßige Wiederkehr der Arbeitstätigkeit, nicht mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage): Sofern der Arbeitslohn 62 Euro pro Arbeitstag im Durchschnitt nicht übersteigt oder sofern die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird, kann der Lohn mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent pauschal versteuert werden. Die Lohnsteuerkarte muss nicht vorgelegt werden (§ 40a I EStG). In diesem Fall darf der Arbeitslohn allerdings durchschnittlich pro Stunde 12 Euro nicht übersteigen, und der Arbeitnehmer darf außerdem nicht zu demselben Arbeitgeber schon in einem regulären Arbeitsverhältnis stehen.
(2) Geringfügige Beschäftigungen im Sinn des Vierten Buches Sozialgesetzbuch können, unabhängig davon ob sie versicherungspflichtige oder versicherungsfreie geringfügige Beschäftigungsverhältnisse darstellen, pauschal versteuert werden. Hier wird, je nach sozialversicherungsrechtlicher Lage, entweder für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer dann ein einheitlicher Pauschalsteuersatz von 2 Prozent gebildet (§ 40a II EStG) oder die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 20 Prozent erhoben (dann zzgl. der übrigen Steuern; § 40a IIa EStG). Die Vorlage einer Lohnsteuerkarte ist in beiden Fällen nicht erforderlich.
(3) Für Aushilfskräfte im Bereich der Land- und Forstwirtschaft sind abweichende Pauschalierungen vorgesehen (§ 40a III EStG). Auch für diese Aushilfskräfte gelten die von den kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen bekannten Begrenzungen, dass der Stundenlohn max. 12 Euro betragen und der Arbeitnehmer nicht beim selben Arbeitgeber auch noch in einem regulären Arbeitsverhältnis stehen darf.

5. Pauschalierung der Lohnsteuer bei bestimmten Zukunftssicherungsleistungen (§ 40b EStG): a) Für Zahlungen an eine Pensionskasse zugunsten des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber bis zum Betrag von 1.752 Euro im Kalenderjahr die Lohnsteuer mit 20 Prozent pauschalieren. Voraussetzung ist, dass diese Maßnahmen der Altersvorsorge des Arbeitnehmers dienen.  Darüber hinaus ist die Pauschalierung der Lohnsteuer ausgeschlossen, wenn die fraglichen Beträge für den Arbeitnehmer 1.752 Euro pro Kalenderjahr übersteigen. Um Doppelförderungen zu vermeiden, wird die Pauschalierung der Lohnsteuer außerdem nur für Beträge erlaubt, die für das erste Dienstverhältnis des Arbeitnehmers gezahlt werden (also keine Pauschalierung der Lohnsteuer solcher Leistungen bei Steuerklasse VI), vgl. § 40b II EStG.

b) Schließt der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer eine Gruppenunfallversicherung ab, so kann er die Lohnsteuer für die Beiträge mit 20 Prozent pauschal versteuern, wenn sie anteilig pro Arbeitnehmer nicht mehr als 62 Euro im Kalenderjahr betragen.

c) Von Sonderzahlungen, die der Arbeitgeber neben den laufenden Beiträgen an eine Versorgungseinrichtung wie z.B. einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder eine Direktversicherung leistet, ist die Lohnsteuer  pauschal mit 15 Prozent der Sonderzahlungen zu erheben (§ 40b III EStG; § 19 I Nr. 3 Satz 2 EStG).

6. Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen: a) Die Einkommensteuer für Zuwendungen, die nicht in Geld bestehen und zusätzlich zu einer ohnehin geschuldeten Gegenleistung erbracht werden, und für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind (entsprechend der Definition in § 4 V Nr. 1 EStG), dürfen mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent der betreffenden Aufwendungen inkl. Umsatzsteuer abgegolten werden. Diese Pauschalierung betrifft nicht Fälle, in denen die Empfänger Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, jedoch gilt diese Pauschalsteuer ebenfalls als Lohnsteuer, und die Pauschalversteuerung hat ebenso wie die pauschale Lohnsteuer den Effekt, dass die Einkommensteuer auf die betreffenden Beträge für den Empfänger der Zuwendungen damit abgegolten ist (§ 37b III, IV EStG). Da es sich um Wahlrecht handelt, muss der Empfänger von einer evtl. Pauschalversteuerung durch die zuwendende Person unterrichtet werden, da er sonst hinsichtlich seiner eigenen steuerlichen Lage keine Rechtssicherheit haben könnte (§ 37b III EStG).

b) Die Einkommensteuer für Sachprämien, die einem Steuerpflichtigen im Rahmen einer beliebigen Einkunftsart zufließen, kann ebenfalls unter bestimmten Bedingungen vom Geber der Sachprämien in pauschaler Form abgegolten werden (§ 37a EStG). Auch in diesem Fall liegt nicht oder nicht jedenfalls zwangsläufig ein lohnsteuerlicher Fall vor, jedoch gilt (=Fiktion!) auch hier die bezahlte Pauschalsteuer als Lohnsteuer, und der Empfänger der Sachprämien ist von der Pauschalbesteuerung zu unterrichten.