Reisekostenabrechnung

1. Begriff: Eine Reisekostenabrechnung ist die Zusammenstellung der Kosten, die durch eine Geschäftreise für ein Unternehmen entstanden sind. Die Reisekosten setzen sich zusammen aus: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten.
– 2. Merkmale: Diese Kosten werden zum Teil auf der Basis von gesetzlich geregelten Pauschalen (Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungen, Fahrtkosten)  und zum Teil auf der Basis von Belegen ermittelt. Bei den Fahrtkosten sind Mischformen möglich. Wird für eine Teilstrecke der private PKW genutzt, werden diese Kosten auf der Basis der Kilometerpauschale ermittelt, für die Ermittlung verbleibenden Fahrtkosten werden die vorliegenden Belege (Fahrscheine, Flugtickets etc.) herangezogen.

3. Ziele: Der Zweck der Reisekostenabrechnung besteht darin, die Gesamtkosten einer Reise zu ermitteln. Sie ist eine wichtige Grundlage für das Management-Informations-System (MIS). Daher müssen alle Kosten erfasst werden und nicht nur die, die dem Mitarbeiter aufgrund seiner Vorleistung erstattet werden. Eine weitere wichtige Aufgabe der Reisekostenabrechnung ist die Ermittlung des Betrages der dem Mitarbeiter erstattet werden kann. Hierbei sind die Lohnsteuerrichtlinien zu beachten. Diese regeln was dem Mitarbeiter lohnsteuerfrei erstattet werden kann. Wird ein höherer Betrag erstattet, ist die Differenz als steuerpflichtiges Einkommen dem Mitarbeiter zuzurechnen. Die Verantwortung der ordnungsgemäßen Abwicklung obliegt dem Unternehmen.

4. Instrumente: Die Erfassung der Reisekosten kann durch die Nutzung von Papierformularen oder mittels einer speziellen Software erfolgen. Bei Nutzung einer Software können die Daten der durch das Unternehmen direkt bezahlten Leistungen eingespielt werden.

5. Folgerung: Die Einführung oder Änderung des Reisekosten-Abrechnungsverfahrens setzt eine sorgfältige Planung und Umsetzung voraus. Hierzu gehört auch, dass das Verfahren in seinen Aufbau und Ablauf in der Reiserichtlinie geschildert und für verbindlich erklärt wird.