Lohnkonto

zur Erleichterung der Nachprüfung des Lohnsteuerabzugs am Ort der Betriebsstätte, in der der Lohn vom Arbeitgeber ermittelt wird, für jeden Arbeitnehmer zu führendes Konto (§ 41 I EStG, § 4 LStDV). Ist durch die Lohnbuchführung zu führen. Das Lohnkonto ist auch im Interesse der Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) zu führen.

1. Angaben: a) Allg. Angaben zur Person des Arbeitnehmers (§ 4 I LStDV): Die im Lohnkonto zu notierenden Angaben werden in § 4 LStDV ausführlich aufgeführt. U.a. sind zu notieren: Name, Geburtstag, Wohnort, Wohnung des Arbeitnehmers, der amtliche Gemeindeschlüssel der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, das Finanzamt, in dessen Bezirk die Lohnsteuerkarte oder die entsprechende Bescheinigung (für Steuerausländer, die mangels Wohnsitzgemeinde keine Lohnsteuerkarte bekommen können) ausgestellt worden ist, sowie die auf der Lohnsteuerkarte oder der entsprechenden Bescheinigung eingetragenen Besteuerungsmerkmale. Wird die besondere Lohnsteuertabelle angewandt, ist außerdem der Großbuchstabe B einzutragen. Ändern sich im Laufe des Jahres die Merkmale auf der Lohnsteuerkarte, ist auch der Zeitpunkt der Änderung im Lohnkonto zu vermerken. Ferner sind zu notieren Jahres-, Monats- und Wochenbeträge von auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Freibeträgen und der Geltungszeitraum dieser Freibeträge, sowie ggf. ein Hinweis auf das Vorliegen einer Freistellungsbescheinigung mit näheren Angaben zu deren Inhalt.

b) Angaben zu den gezahlten Bezügen (§ 4 II LStDV): der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum, der Großbuchstabe U, wenn der Lohnanspruch während der Dauer des Dienstverhältnisses für mehr als fünf Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist, der Arbeitslohn, getrennt nach Barbeträgen und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer. Ferner sind steuerfreie Bezüge zu vermerken mit Ausnahme der nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfreien Vorteile und der Trinkgelder. Aufzuzeichnen sind außerdem nach einem DBA steuerfreie oder sonst wie unter Progressionsvorbehalt von der Lohnsteuer freigestellte Bezüge, darüber hinaus auch außerordentliche Einkünfte nach § 34 EStG und die davon einbehaltene Lohnsteuer. Zu vermerken sind auch pauschal besteuerte Bezüge. Das Lohnkonto ist spätestens Ende des Jahres aufzurechnen.

2. Aufbewahrungspflicht besteht für sechs Jahre.

3. Führung und Aufbewahrung auf Datenträgern: Die nach steuerlichen Vorschriften erforderlichen Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht (§ 146 V AO). Die Unterlagen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 147 II AO). Das Betriebsfinanzamt kann Erleichterungen bei der Führung des Lohnkontos bewilligen (§ 4 III LStDV).