Aufbewahrungspflicht

Handelsrecht

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen, sonstigen Organisationsunterlagen und Buchungsbelege sind zehn Jahre nach Erstellung aufzubewahren. Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB).

Steuerrecht

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen, sonstigen Organisationsunterlagen und Buchungsbelege sowie Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörde auf die Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hat, sind zehn Jahre nach Erstellung, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung notwendigen Unterlagen sind sechs Jahre nach Erstellung aufzubewahren (§ 147 AO). Dabei handelt es sich um Mindestfristen. Kürzere Fristenkönnen sich aus speziellen Steuergesetzen ergeben. Die Aufbewahrungsfristen können sich aber auch verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Bis auf Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse können die genannten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme) oder auf anderen Datenträgern (z.B. Magnetbänder, Magnetplatten, Disketten, CD-ROM) aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe mit der Urschrift übereinstimmt und die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind (vgl. die Mikrofilm-Grundsätze des BMF vom 1.2.1984, BStBl. I 1984 155, und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) gemäß BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl. I 1995 738).

Nach § 147 VI AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mithilfe eines DV-Systems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (vgl. BMF Schreiben vom 16.7.2001, BStBl. I 2001 415). Die Finanzbehörde hat das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung auf Kosten des Steuerpflichtigen auf die gespeicherten Daten zuzugreifen und das Datenverarbeitungssystem zu nutzen (vgl. die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gemäß BMF-Schreiben vom 16.7.2001, BStBl. I 2001, 415 und BMF-Schreiben vom 28.7.2003, BStBl. 2003 I, 421).