Geschäftsbriefe

Handelsbriefe. 1. Etwas antiquiert wirkender Begriff für: Alle den Gewerbebetrieb eines Kaufmanns betreffenden ausgehenden Schreiben, Faxe, Telegramme, E-Mails.

2. In Geschäftsbriefen des Kaufmanns müssen angegeben sein Firma, bei Einzelkaufleuten die entsprechende Bezeichnung, Ort der Handelsniederniederlassung, Registergericht und Nr. der Eintragung (§37a HGB), wenn diese als Rechnungsformular verwandt werden sollen, auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG).

3. In Geschäftsbriefen der AG, GmbH entsprechend: Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Mitglieder des Vorstandes und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats bzw. die Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mind. einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen (§ 80 AktG, § 35a GmbHG).

Vgl. auch §§ 125a, 177a HGB, § 25a GenG.

Bei Liquidation ist zusätzlich diese Tatsache sowie Bezeichnung der Abwickler (§ 268 IV AktG, § 71 V GmbHG) anzugeben. Bei Mitteilungen oder Berichten im Rahmen einer Geschäftsverbindung auf Vordrucken bedarf es der Angaben nicht. Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe.

4. Dem Kaufmann obliegt hinsichtlich der Geschäftsbriefe eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht, vgl. § 257 IV HGB.

Vgl. auch Briefgeheimnis.