Geschäftsbriefe

1. Terminus wird von verschiedenen Gesetzen benutzt. In ausgehenden Geschäftsbriefen des Kaufmanns muss seine Firma angegeben sein, bei Einzelkaufleuten die entsprechende Bezeichnung, Ort der Handelsniederniederlassung, Registergericht und Nr. der Eintragung (§37a HGB); wenn diese als Rechnungsformular verwandt werden sollen, auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG). In Geschäftsbriefen der AG, GmbH entsprechend: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Mitglieder des Vorstandes und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats bzw. die Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mind. einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen (§ 80 AktG, § 35a GmbHG). Vgl. auch §§ 125a, 177a HGB, § 25a GenG. Bei Liquidation ist zusätzlich diese Tatsache sowie Bezeichnung der Abwickler (§ 268 IV AktG, § 71 V GmbHG) anzugeben. Bei Mitteilungen oder Berichten im Rahmen einer Geschäftsverbindung auf Vordrucken bedarf es der Angaben nicht. Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe.

2. Handelsbriefe: Etwas antiquiert wirkender Begriff, der vom Gesetz in §§ 238 II, 257 HGB benutzt wird. Der gesetzgeberische Definitionsansatz in § 257 II HGB ("...nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.") erscheint wenig aufschlußreich und birgt praktische Anwendungsprobleme. Handelsbriefe: Alle den Gewerbebetrieb eines Kaufmanns betreffenden aus- und eingehenden Schreiben, Faxe, Telegramme, E-Mails.

3. Wegen der Einschränkung in § 257 II HGB für Handelsbriefe wird Geschäftsbriefe von der Kommentarliteratur als der weiter gehende Begriff angesehen.

4. Dem Kaufmann obliegt hinsichtlich der empfangenen und der Wiedergaben von abgesandten Handelsbriefen eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht, vgl. § 257 IV HGB. Trotz der unterschiedlichen Definitionsansätze wird man Geschäftsbriefe und Handelsbriefe zumindest mit Bezug auf die Rechtsfolge des § 257 IV HGB im Wesentlichen und grundsätzlich synonym zu handhaben haben.

Vgl. auch Briefgeheimnis.