Personalakte

Allgemein

über den Arbeitnehmer in der Personalverwaltung aktenmäßig oder innerhalb einer Datenbank (Personalinformationssystem) geführte Informationen.

Zur Personalakte gehören: Bewerbungsschreiben, Personalbogen, Anstellungsvertrag, Zeugnisse, wichtige Belege über Gehaltsveränderungen, Regelbeurteilungen, Verwarnungen etc. sowie Nebenakten wie Urlaubs- oder Fehlzeitenkarteien.

Arbeitsrecht

1. Grundsätzliches: Berichte über die Dienstleistungen oder Befähigungen der Arbeitnehmer in Personalakten sind so zu erstellen, dass sie unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein objektives Bild von der Person und den Leistungen des Arbeitnehmers ergeben.

Der Arbeitnehmer hat ein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte (§ 83 BetrVG).

Sind die zu der Personalakte genommenen Berichte nicht sachgemäß gefasst bzw. sind zu der Personalakte genommene Abmahnungen ungerechtfertigt, kann der Arbeitnehmer aufgrund der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Berichtigung des Berichts bzw. Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen.

2. Datensammlungen (Dateien), zusammengefasste Personalakte: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist zu beachten.

a) Das Speichern „personenbezogener Daten” ist im Rahmen der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses zulässig (§ 28 BDSG).

b) Die Übermittlung von zulässigerweise gespeicherten Daten ist gestattet im Rahmen der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses mit dem Betroffenen oder soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen des Übermittelnden oder eines Dritten erforderlich ist und schutzwürdige Belange des Betroffenen nicht beeinträchtigt werden (§ 28 I Nr. 1, 2 und II BDSG). Die Weitergabe von Personaldaten an andere Arbeitgeber, bei denen sich der Arbeitnehmer bewirbt, ist danach i.d.R. zulässig.

c) Unrichtige personenbezogene Daten sind zu berichtigen, unzulässig gespeicherte Daten zu löschen (§ 35 BDSG).

Beamtenrecht

Regelungen über die Personalakten in den §§ 106 bis 115 BBG für die Bundesbeamten sowie in § 50 Beamtenstatusgesetz für die Beamten der Länder, Kommunen und sonstigen Körperschaften.