Personalakte

Allgemein

über den Arbeitnehmer in der Personalverwaltung aktenmäßig oder innerhalb einer Datenbank (Personalinformationssystem) geführte Informationen.

Zur Personalakte gehören: Bewerbungsschreiben, Personalbogen, Anstellungsvertrag, Zeugnisse, wichtige Belege über Gehaltsveränderungen, Regelbeurteilungen, Verwarnungen etc. sowie Nebenakten wie Urlaubs- oder Fehlzeitenkarteien.

Arbeitsrecht

1. Grundsätzliches: Berichte über die Dienstleistungen oder Befähigungen der Arbeitnehmer in Personalakten sind so zu erstellen, dass sie unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein objektives Bild von der Person und den Leistungen des Arbeitnehmers ergeben.

Der Arbeitnehmer hat ein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte (§ 83 BetrVG).

Sind die zu der Personalakte genommenen Berichte nicht sachgemäß gefasst bzw. sind zu der Personalakte genommene Abmahnungen ungerechtfertigt, kann der Arbeitnehmer aufgrund der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Berichtigung des Berichts bzw. Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, ggf. auch über das Arbeitsgericht.

2. Datenschutz: Da Personalakten immer personenbezogene Daten enthalten, ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Nach § 32 BDSG ist das Führen einer Personalakte nur zulässig, wenn es für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dies gilt nicht nur für die elektronische Personalakte, sondern auch bei der Handakte. Dagegen gelten die Informations- und Korrekturrechte der §§ 33 ff. BDSG nur bei der elektronischen Personalakte.

Beamtenrecht

Regelungen über die Personalakten in den §§ 106 bis 115 BBG für die Bundesbeamten sowie in § 50 Beamtenstatusgesetz für die Beamten der Länder, Kommunen und sonstigen Körperschaften.