Lohnbuchführung

Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung, Lohnrechnung; Teilgebiet der Buchführung.

1. Aufgabe: Erfassung, Abrechnung und Buchung der Arbeitsentgelte (Löhne und Gehälter in jeder Form) sowie der gesetzlichen und freiwilligen Abzüge hiervon.

2. Zweck: a) Feststellung des Lohn- oder Gehaltsanspruchs des einzelnen Arbeitnehmers für die Periode (sowohl brutto als auch netto); b) Aufbereitung der Lohn- und Gehaltskosten und des mit ihnen im Zusammenhang stehenden Sozialaufwandes für die Weiterverrechnung in der Betriebsbuchhaltung.

3. Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind: Akkordzettel, Lohnstücklisten, Arbeitszeitkarten, Arbeitsverträge etc.

4. Arbeitsgebiet: a) Die anhand der Unterlagen erfassten Lohnzeiten und Akkordleistungen werden mit den dafür vorgesehenen Lohnsätzen bewertet (Lohnformen). Die bewerteten Zeiten und Leistungen ergeben (ggf. unter Hinzurechnung von Zuschlägen und Zulagen) für die jeweilige Abrechnungsperiode zusammengefasst den Bruttolohn
(1) für den einzelnen Arbeitnehmer,
(2) für die Belegschaft insgesamt,
(3) fertigungstechnisch getrennt nach (a) Fertigungslöhnen und Hilfslöhnen, (b) den einzelnen Kostenstellen. Vor Auszahlung der Löhne an die Arbeitnehmer müssen die gesetzlichen Abzüge (Lohnsteuer, Gesamtsozialversicherungsbeitrag) und evtl. freiwillige Abzüge (z.B. Gewerkschaftsbeiträge) berechnet und einbehalten werden.

b) Ferner die Erstellung von Lohnsteuer-Bescheinigungen, Lohnsteueranmeldung und -abführung, Anmeldung und Abführung der Sozialbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung), Bearbeitung vermögenswirksamer Leistungen, Mutterschaftsgeld, Lohnpfändungen, Nachweise für die Berufsgenossenschaft etc.

5. Technische Durchführung: a) In der Lohnbuchführung wird für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto geführt. Für die Zusammenstellung der Löhne und Gehälter sowie der Abzüge sind Lohnlisten einzurichten, in denen die Angaben der einzelnen Lohnkonten für eine Lohnperiode gesammelt werden. Für den Arbeitnehmer (zu seinen Händen) wird ein Lohnstreifen bzw. die Gehaltsabrechnung angefertigt.  Die Summen der Lohnlisten dienen schließlich als Buchungsgrundlage für die Finanzbuchhaltung.

Lohnzahlung heute i.d.R. durch bargeldlose Lohn- und Gehaltszahlung; seltener bar.

b) Wegen der Aufgabenvielfalt wird die Lohnbuchführung heute überwiegend mithilfe der EDV durchgeführt (computergestützte Lohn- und Gehaltsabrechnung). Kleine Betriebe nutzen dabei häufig die Möglichkeiten der Fernbuchführung (Buchstellen). Ein besonderes Problem der EDV-Lohnbuchführung ist die Pflege des Anwenderprogramms, da die sich häufig ändernden gesetzlichen Vorschriften stets eine sofortige Programmanpassung erforderlich machen.