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EDV-Systemprüfung

Definition

Methode zur indirekten Prüfung der Funktionsfähigkeit der Buchführung. Bei Verwendung von EDV-Anlagen in der Buchführung, u.a. aufgrund automatisierter Buchungsabläufe, resultiert eine erheblich geringere Fehlerhäufigkeit, es sei denn, das Verarbeitungsverfahren selbst ist fehlerhaft.

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Das Original: Gabler Wirtschaftslexikon

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    Ausführliche Definition

    1. Bedeutung: Methode zur indirekten Prüfung der Funktionsfähigkeit der Buchführung. Bei Verwendung von EDV-Anlagen in der Buchführung, u.a. aufgrund automatisierter Buchungsabläufe, resultiert eine erheblich geringere Fehlerhäufigkeit, es sei denn, das Verarbeitungsverfahren selbst ist fehlerhaft. Die EDV dient der Beurteilung, inwieweit die vom Prüfer vorgefundenen, elektronisch verarbeiteten Informationen verläßlich sind bzw. inwiefern systemimmanente fehlerhafte Verarbeitungs- und Korrekturregeln die Verläßlichkeit der ausgewiesenen Daten beeinträchtigen. Gegenstand der EDV-Systemprüfung sind die automatisierten Verarbeitungs- und Kontrollregeln. Bei fortschreitendem Einsatz von EDV-Standardanwendungen mit unternehmensindividuellen Anpassungsmöglichkeiten liegt das Prüferaugenmerk weniger auf den Kernelementen der Software als vielmehr auf den durch das zu prüfende Unternehmen vorgenommenen spezifischen Modifikationen.

    2. Prüfungsinhalte: a) Prüfung der Programmdokumentation: Ob die EDV-Dokumentation geeignet ist, die Datenverarbeitung in der Unternehmung genügend nachzuweisen; ob sie über den Inhalt der Verarbeitungsprozesse informiert, damit die EDV-Buchführung unter Einbeziehung von Ein- und Ausgabedaten verständlich wird.

    b) Prüfung des Verarbeitungsverfahrens, d.h. ob die der Verarbeitung zugrunde liegenden Regeln korrekt sind, anhand folgender Techniken:
    (1) Arbeitswiederholung: Für einzelne in sich geschlossene Arbeitsgebiete werden Programmabläufe wiederholt. Damit kann jedoch weder die Richtigkeit noch die effektive Verwendung des Programms bestätigt werden; nicht erklärbar ist auch, ob die Daten der Urbelege richtig und vollzählig auf die Datenträger übertragen wurden. Außerdem können Probleme technischer Art bedeutungsvoll sein, wenn z.B. bei integrierter Datenverarbeitung die gespeicherten Daten ohne Zwischenausdruck fortgeschrieben werden.
    (2) Testfallverfahren: Statt der tatsächlichen Eingabedaten werden konstruierte Abrechnungsdaten verarbeitet. Stimmen die dabei gewonnenen Ergebnisse mit den Ergebnissen einer Vorberechnung überein, so hat ordnungsmäßige Verarbeitung des Zahlenmaterials durch die Anlage stattgefunden. Der Prüfer muss die konstruierten Eingabedaten so aufbauen, dass die Funktionsfähigkeit der einzelnen Programminstruktionen sowie der sachliche Inhalt eines Programms und der Zusammenhang mit anderen Programmen des gleichen Arbeitsgebiets geprüft werden. Der Beweis der vollständigen Richtigkeit des Programms kann nicht erbracht werden, sondern nur der Nachweis, dass die konstruierten Eingabedaten nicht falsch verarbeitet wurden. Nicht alle möglichen Eingabedatenkombinationen können aufgrund der großen Anzahl durch Testfälle abgedeckt werden.
    (3) Sachlogische Programmprüfung: Verfolgung von einzelnen Programmschritten in Programmablaufplänen und -listen (kodierten Programmen). Aus dem detaillierten Programmablaufplan erfolgt i.d.R. das technische Programmieren (Kodieren); deshalb führen mit hoher Wahrscheinlichkeit alle logischen Fehler auch zu Fehlern im Programm. Notwendig ist, den Programmablauf für verschiedene Eingabedatenkombinationen zu verfolgen und zu beurteilen, ob alle praktisch denkbaren Buchungsfälle berücksichtigt sind und ob der Programmablauf einen geschlossenen Kreislauf darstellt. Voraussetzung für die Anwendung dieser Technik ist, dass der Prüfer über die erforderlichen Kenntnisse verfügt und dass der Zeitaufwand nicht unangemessen hoch ist.

    3. Prüfungszeitpunkte: a) Prüfung bei Programmerstellung: Einbeziehung des Abschlussprüfers bereits bei der Konzipierung.

    b) Prüfung vor Programmübernahme: Der Abschlussprüfer prüft vor der Übernahme eines Arbeitsgebietes in die EDV.

    c) Prüfung nach Programmübernahme: Aufgrund eventueller Beanstandungen durch den Prüfer können bei Prüfung nach Einbeziehung eines Arbeitsgebietes in die EDV aufwendige Systemänderungen erforderlich werden. Deshalb i.d.R. weniger sinnvoll.

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      Autoren der Definition und Ihre Literaturhinweise/ Weblinks

      Prof. Dr. Volker Beeck
      FH Mainz
      Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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