Personalabteilung

Personalressort, HR-Abteilung. 1. Begriff: Die Personalabteilung ist die zuständige Organisationseinheit eines Unternehmens, die für unterschiedliche Zielgruppen Personalaufgaben erfüllt. Sie  unterstützt etwa die Führungskräfte bei der operativen Führungsarbeit (Performanz Management). Des Weiteren stellt sie für die Mitarbeiter verschiedene Servicefunktionen sicher, wie etwa Meldebescheinigungen an die Sozialversicherungsträger. In ihrer Funktion als Arbeitgebervertreter koordiniert sie unternehmensübergreifende Aufgaben, wie etwa die Planung der Gesamtpersonalkosten oder die berufliche Ausbildung entsprechend den Vorgaben des Berufsbildungsgesetzes (BBiG). Auch überwacht sie die Einhaltung von Arbeitnehmerrechten, etwa bei Krankheit oder bei Fehlverhalten unter Kollegen und ahndet arbeitnehmerseitige Verstöße, z.B. unentschuldigtes Fehlen am Arbeitsplatz über Abmahnung. Weiterhin achtet die Personalabteilung darauf, dass personale Richtlinien (z.B. Reisekostenrichtlinie) eingehalten werden, die in Abstimmung mit der Unternehmensleitung entwickelt und eingeführt wurden. Neben diesen unternehmensinternen Regelungen hat die Personalabteilung darauf hinzuwirken, dass die Mitarbeiter Gesetze beachten, z.B. dass diese Bestechung unterlassen, aber auch, dass freiwillige unternehmerische Selbstverpflichtungen und Vereinbarungen umgesetzt werden, wie etwa das Einhalten sozialer Mindeststandards und  das Einführen grundlegender Umweltschutzmaßnahmen. Diese Überwachungs- und Regulierungstätigkeiten charakterisieren die Compliance- und Governancefunktion der Personalabteilung.  In Stellvertretung der Geschäftsleitung ist sie schließlich Ansprechpartner für die  Arbeitnehmervertreter, u.a. Betriebsrat oder Gewerkschaft. Bspw. verhandelt und vereinbart sie in dieser Funktion verlässliche und allgemein akzeptierte Regelungen für Mitarbeiter, etwa zu deren Verhalten und zu Fragen der betrieblichen Ordnung (Betriebsvereinbarung). Schließlich erfüllt die Personalabteilung etwa im Rahmen von Veränderungsprozessen zunehmend strategische Aufgaben, bspw. die strategische Personal- und Kompetenzentwicklungsplanung (strategic workforce planing). 

2. Gestaltungsformen:
(1) Grundfunktionen: ausgehend von den Grundfunktionen des Personalmanagements nimmt die Personalabteilung Einfluss auf die Strategischen Gestaltungsfelder des Personalmanagements. In diesem Zusammenhang verantwortet sie i.d.R. alle mit dem Recruiting, der Beschäftigung, der Betreuung, Entwicklung und ggf. Freisetzung von Arbeitnehmern verbundenen Aufgaben (lebenszyklusorientierte Personalarbeit);
(2) Wertschöpfungsorientierung: Dave Ulrich (1997/2013) etwa fordert in seinem Buch „Human Resource Champions: The next Agenda for Adding Value and Delivering Results”, dass die Personalabteilung (Human Resources - HR) einen klaren Beitrag zur Wertschöpfung von Unternehmen leisten soll. Er selbst schlägt für die Erfüllung des Beitrags vier Rollen vor. (a) Administrativer Experte: Die Personalabteilung (HR) soll zu einem Experten dafür werden, wie die Personalarbeit zu organisieren und durchzuführen ist, sowie zur administrativen Effizienz beitragen, um sicherzustellen, dass Kosten gesenkt werden und zugleich die Qualität nicht leidet. Die Personalabteilung trägt somit zur Effizienzsteigerung der Organisation bei. Zu diesem Zweck werden die HR-Prozesse standardisiert, wobei diese fortlaufend in Effizienz, Serviceorientierung und Qualität optimiert werden. Durch kosteneffektive Administrationssysteme und Serviceprozesse unterstützt HR die Führungskräfte und Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen. Hier seien „Employee Self Services“ (ESS) und „Manager Self Services“ (MSS) genannt. (b) Employee Champion: Die Personalabteilung (HR) soll zu einem Anwalt der Beschäftigten werden, das deren Anliegen gegenüber der Unternehmensführung energisch vertritt. Gleichzeitig ist sie darum bemüht, den Beitrag der Beschäftigten zu steigern, d.h. ihren Einsatz für das Unternehmen und ihre Fähigkeit zur Ergebnislieferung zu erhöhen. Sie sorgt für hohe Identifikation, gewinnt, bindet und motiviert die Mitarbeiter und sorgt dafür, dass die Unternehmenspolitik die Interessen der Mitarbeiter integriert. Durch Berücksichtigung des regelmäßigen Feedbacks z.B. durch Mitarbeiterbefragungen und zielgruppenspezifische Unterstützungssysteme, wie etwa Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, sorgt HR für Mitarbeiterzufriedenheit. (c) Change Agent: Die Personalabteilung (HR) soll ein Handlungsbeauftragter für den kontinuierlichen Wandel werden. Betriebsabläufe und Unternehmenskultur sollen so gestaltet werden, dass sie zusammen die Wandlungsfähigkeit der Unternehmen verbessern. HR stellt Weichen für einen kulturellen Wandel im Unternehmen, der beständige Erneuerung und Transformation beinhaltet und bereitet die Mitarbeiter auf Zukunftsthemen vor, indem HR hierzu Instrumente und Plattformen zur Förderung erwünschter Verhaltensweisen entwickelt. (d) Strategic Partner: Die Personalabteilung (HR) soll zu einem Partner bei der Strategieumsetzung für die Manager in der Unternehmensleitung und der Linie werden. Als strategischer Partner unterstützt der „HR-Business-Partner (HR-BP)“ die Organisation, ihre Geschäftsziele zu erreichen. HR partizipiert an der Entwicklung der Geschäftsstrategie, leitet seine Personalstrategie aus dieser ab und sorgt für deren effiziente Umsetzung im Unternehmen. Dies äußert sich u.a. darin, dass der HR-Business-Partner Mitglied in Leitungsgremien und strategischen Ausschüssen ist. Er beschäftigt sich mit der künftigen Geschäftsplanung, strategischen Fragen der Personalpolitik, sowie der Harmonisierung von strategischen Vorgaben und HR-Prozessen.

3. Eingliederung in die Unternehmensorganisation: diese ist u.a. abhängig von der Bedeutung, die der Personalfunktion in einer Organisation eingeräumt wird, ferner von der Aufgabenverteilung zwischen Personalabteilung und Fachabteilung, von den tatsächlichen Einflussmöglichkeiten der Personalverantwortlichen und der Qualifikation der Linienvorgesetzten zur Lösung von Problemen der Personalführung. Neben klassischen Strukturformen, wie etwa funktionale und objektbezogene Aufbaustrukturen, finden sich in der Praxis Projektstrukturen, Shared Service und auch Outsourcing Konzepte, sowie vielfältige Ausprägungsformen des sog. Drei-Säulen-Modells.