Bestellprozess

rechtlich/organisatorischen Prozessablauf zur Beschaffung von Materialien und Services auf der Basis von Informationen aus der Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung und Einkaufspolitik. Der Bestellprozess setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen. Durch die Bedarfsmeldung oder Bestellanforderung wird dem Einkäufer die innerbetriebliche Nachfrage übermittelt. Nach Klärung möglicher spezifischer Anforderungen erfolgt die Einholung verschiedener Angebote durch traditionelle Anfragen oder über elektronische Märkte oder elektronische Ausschreibungen. Im Rahmen der Angebotsbearbeitung werden die Angebote auf Übereinstimmung mit internen Anforderungskriterien (z.B. Qualität, Menge, Lieferzeit und Einkaufsbedingungen) geprüft, nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis untersucht und miteinander verglichen. Vergabeverhandlungen dienen der Beseitigung von Schwachstellen in den einzelnen Angeboten und bereiten die Bestellentscheidung vor. Die schriftliche Ausführung der Bestellung ermöglicht eine zweifelsfreie, sichere und rechtlich nachweisbare Bestellübermittlung und kann gleichzeitig zur innerbetrieblichen Dokumentation der Bestellung (z.B. für andere von der Bestellung betroffene Abteilungen oder bei Nachfragen) verwendet werden. Übersendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung, ist schließlich der Inhalt dieser Bestätigung mit der Bestellung zu vergleichen, um die inhaltlich richtige Auftragsannahme zu kontrollieren. Der Bestellvorgang hat sich durch Nutzung internetbasierter Technologien signifikant verändert.

Vgl. auch E-Procurement.