Personalkartei

früher analoges, inzwischen überwiegend digitales Informations- und Ordnungsmedium, das mitarbeiterbezogene Daten, die sog. Personalstammdaten, ausweist. Die gespeicherten Daten dienen der eindeutigen Identifikation der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter und von ehemals beschäftigten Arbeitnehmern. Hierbei sind die jeweils gültigen Aufbewahrungsfristen zu beachten, die sich etwa aus arbeitsrechtlichen Ansprüchen, aus Versorgungsansprüchen und aus steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen ergeben. Die gespeicherten Daten dienen vor allem bei personellen Einzelmaßnahmen als Entscheidungshilfe.

1. Als Informationsmedium enthält die Personalkartei für jede Person eine stichwortartige Übersicht über gesetzlich bzw. verwaltungsrechtlich vom Arbeitgeber abverlangte Daten, sowie betrieblich erforderliche Informationen. Dies sind u.a. Personalnummer, Name, Geschlecht, Anschrift, Bankverbindung, Steuerklasse, Steueridentifikationsnummer, Verdienstgruppe, aktuelles Gehalt, Sonderleistungen, Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, Auszeichnungen, Verwarnungen, Abmahnungen, Stellung im Betrieb, berufliche Entwicklung, Beurteilungen durch Führungskräfte etc.

2. Als Ordnungsmittel kann die Personalkartei angelegt sein als manuell oder als digital geführte Personalkartei (Personalinformationssystem).

3. Als Entscheidungshilfe ist die digitale Personalkartei insbesondere in die automatisierten administrativen Basisprozesse im Personalmanagement eingebunden. Darüberhinaus hält sie grundlegende Daten bereit, auf die im Rahmen der transaktionalen Personalarbeit immer wieder zurückgegriffen wird, etwa bei Personalplanung, Recrutierung, Personalentwicklung und Personalanpassung.