Personalbeschaffung

1. Begriff: Personalrekrutierung, Personalgewinnung; Teilfunktion des Personalmanagement (Personalwirtschaft) mit der Aufgabe, die in einer Organisation benötigten Arbeitskräfte in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu rekrutieren.

2. Maßnahmen der Personalgewinnung werden ausgelöst, wenn eine personelle Unterdeckung festgestellt wird (Personalbedarf). Im Fall eines Fehlbedarfs erfolgt zunächst eine Entscheidung über die Art der Abdeckung. Alternativen sind dabei:
(1) Anpassung der personellen Kapazität ohne Veränderung des Personalbestandes, z.B. durch Personalleasing;
(2) Anpassung durch Veränderung des Personalbestandes, bes. durch Neueinstellung (Personalauswahl);
(3) Besetzen einer vakanten Stelle durch einen bereits vorhandenen Mitarbeiter im Wege der Versetzung, Beförderung etc. (interne Personalgewinnung). Der Entscheidungsspielraum der Personalrekrutierung wird von zahlreichen inner- und außerbetrieblichen sowie rechtlichen Einflussfaktoren und Rahmendaten strukturiert und begrenzt, vgl. etwa Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 93 BetrVG.

3. Instrumente der Personalgewinnung:
(1) Anreizinstrumente: materielle, immaterielle Anreize; Arbeitssituation als Anreizfaktor;
(2) Rekrutierungspraxis: seit einigen Jahren vor allem online-gestützt, bspw. über Karrierewebsites, Online-Stellenbörsen, Social-Media-Plattformen; anlassbezogen erfolgt die Personalsuche aber auch immer noch über Printanzeigen; direkt über persönliche Kontaktaufnahme, z.B. Headhunting, oder über soziale Netzwerke; indirekt über die Einschaltung von Beschaffungsmittlern, z.B. Bundesagentur für Arbeit, Personalberatung etc.;
(3) Kommunikationspolitik: Maßnahmen der Personalwerbung, Public Relations (PR), bspw.: Great Place to Work und der Candidate Experience, ebenso Arbeitgeber-Bewertungsplattformen, vgl. etwa Kununu. Über die Instrumente der Personalrekrutierung soll ein genügend großer Kreis an geeigneten Bewerbern erschlossen werden. Die Instrumente sind dann zielführend kombiniert, wenn ein bestimmter Recrutierungsbedarf zu vertretbaren Kosten gedeckt wird. Die Wirksamkeit der einzelnen Instrumente ist im Hinblick auf die jeweilige Gruppe potentieller Bewerber und die jeweils relevanten Segmente der Arbeitsmärkte zu bewerten. Die strategische Bedeutung eines professionell gestalteten Rekrutierungsprozesses ist dabei unstrittig, wenn es gilt, die Gesamtperformanz einer Organisation zu erhalten, auszubauen und nachhaltig zu stärken (Performanz Management). Denn qualifizierte Mitarbeiter sind heute mehr denn je einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg einer Organisation und dies nicht erst seit der Diskussion um den sog. Fachkräftemangel.

4. Im Zuge eines Auswahlprozesses ist der für die Organisation am ehesten geeignete Bewerber zu ermitteln. Diesem wird dann ein Arbeitsvertrag unterbreitet, ggf. wird mit ihm auch darüber verhandelt (Personalauswahl). Hat ein Bewerber das Vertragsangebot angenommen, ist die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters am Arbeitsplatz, das sog. Onboarding, zu organisieren. Neben dem Kennenlernen der Arbeitskollegen, mit denen er regelmäßig zusammenarbeiten wird, sind hier die Einführung in die Arbeitsabläufe und die Unterstützung über zusätzliche Qualifizierungsmaßnahmen hilfreich, um die Potenziale des Mitarbeiters möglichst schnell im Sinne der Organisation einsetzen zu können.

5. Die Verantwortung der Personalabteilung bei der Personalrekrutierung und danach bei der Personalauswahl liegt zunächst in der professionellen Prozesskonzeption. Ausgehend von den organisationalen Erfordernissen und den daraus abgeleiteten Jobprofilen ist für letztere dann jeweils zu definieren, welche Prozessteilschritte als erforderlich erachtet werden, wie diese konkret ausgestaltet sein sollen und welche Qualitätsstandards (Key Performance Indikators – KPIs) Berücksichtigung finden. In der operativen Umsetzung sorgt die Personalabteilung dann dafür, dass die zuvor definierten Teilschritte und Qualitätsstandards eingehalten werden. Insoweit übernimmt die Personalabteilung die Prozesstreiber- und Prozesssicherungsfunktion. Mit dem Management stimmen dann die Personaler die Architektur des Rekrutierungsprozesses und die Qualitätsstandards ab. Zusammen werden auch die jeweiligen Verantwortlichkeiten im Prozess festgelegt. Grundsätzlich ist das Management inhaltlich bei der Definition der Jobprofile gefordert und trifft die Auswahlentscheidungen im Prozess. Die Personalabteilung berät die Führungskräfte hierbei und unterstützt im Sinne eines Dienstleisters, indem sie diese professionell betreut und administrativ entlastet.