Kostenerfassung

1. Charakterisierung: a) Begriff: Kostenartenbezogene Aufzeichnung der Kosten (Kostenarten), differenziert nach Kostenbetrag und für Auswertungsrechnungen relevanten Merkmalen.

b) Bedeutung: Der Kostenerfassung kommt für die Genauigkeit, Aussagefähigkeit, Flexibilität, Aktualität und Wirtschaftlichkeit der Kostenrechnung eine zentrale Bedeutung zu; sie verursacht einen erheblichen Teil der für diese anfallenden Kosten.

2. Prinzipien: a) Die in einer Abrechnungsperiode anfallenden Kosten sind vollständig und einmalig zu erfassen.

b) Die Kostenerfassung sollte möglichst unabhängig vom Kostenverursacher erfolgen, um interessenbedingte Abbildungsfehler zu vermeiden.

c) Genauigkeit, Aktualität und Differenzierung der Kostenerfassung müssen Ergebnis einer Wirtschaftlichkeitsüberlegung sein.

d) Die Kostenerfassung sollte intersubjektiv nachprüfbar sein.

3. Zu erfassende Merkmale: Zahl und Art der zu erfassenden Merkmale der Kosten hängen stark vom verwendeten Kostenrechnungssystem (Kostenrechnung) ab: a) In der traditionellen Vollkostenrechnung genügt prinzipiell die Erfassung des Kostenbetrags (ggf. getrennt in Mengen- und Wertkomponente), der betreffenden Periode und der Zurechenbarkeit zu einem Kostenträger (Einzelkosten) oder einer Kostenstelle (Gemeinkosten).

b) In der entscheidungsorientierten Kostenrechnung kommen als weitere Merkmale u.a. hinzu die Zurechenbarkeit zu anderen Bezugsobjekten bzw. -größen (z.B. Kunden, Vertriebswegen) und die zeitliche Abbaufähigkeit von Kosten.

Vgl. auch Kostenkategorien.

4. Erfassungstechniken: a) Erfassung der Mengenkomponente:
(1) Direkte Erfassung der Mengenkomponente durch Wiegen, Zählen oder Messen führt zu den genauesten Ergebnissen. Sie wird typischerweise bei betragsmäßig bedeutsamen Kostenarten angewandt (z.B. Rohstoffeinsatz) und erfordert einen z.T. erheblichen Erfassungsaufwand (u.a. Materialentnahmescheine, Lohnscheine). Automatisierung der Datenerfassung (z.B. Scanning, Betriebsdatenerfassungssysteme) führt zu einer Ausweitung der direkten Kostenerfassung.
(2) Methoden indirekter Erfassung der Verbrauchsmengen stützen sich auf leicht erfass- bzw. auswertbare Hilfsgrößen, z.B. bei der Ableitung von Materialverbräuchen aus Stücklisten, von Personaleinsatzzeiten aus Arbeitsgangplänen oder von Betriebsstoffverbräuchen aus Verbrauchsfunktionen. Sie sind stets mit Ungenauigkeiten behaftet.

b) Erfassung der Wertkomponente: (1) Direkte Übernahme aus der Finanzbuchhaltung (Grundkosten); 
(2) Umbewertung aufgrund unterschiedlicher Bewertungsprinzipien (Anderskosten) oder aus Vereinfachungs-, Steuerungs- oder Kontrollgründen (z.B. Verwendung von Standard- oder Verrechnungspreisen);
(3) Neubewertung (Zusatzkosten).