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Beleg

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Das Original: Gabler Wirtschaftslexikon

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    Ausführliche Definition

    1. Begriff: in der Buchführung das für jede Buchung als Unterlage und als Beweis für ihre Richtigkeit dienende Schriftstück: Quittungen, Rechnungen, Postanweisungs- oder Zahlkartenabschnitte, Schecks, Wechsel sowie „künstliche Belege”. Belege sind (bes. seit handels- und steuerrechtlicher Anerkennung des Loseblattsystems in der Buchhaltung, § 146 V AO) unerlässlich, daher der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg” (Belegprinzip).

    2. Einteilung: a) Natürliche Belege, die durch den Geschäftsablauf entstehen, und zwar externe (aus dem Verkehr des Betriebes mit Außenstehenden) und interne (aus innerbetrieblichen Vorgängen, z.B. Rohstoffverbrauch, Fertigung für den eigenen Betrieb etc.).

    b) Künstliche Belege, für Vorgänge, für die es keine natürlichen Belege gibt (z.B. für die außerplanmäßige Abschreibung eines Vermögensgegenstandes aufgrund eines Wertverlustes), und die über auf interne Anweisung ausgeführte Buchungen auszufertigen sind, mit Unterschrift des Verantwortlichen. 

    c) Bei EDV-Buchführungen werden Belege auch zwischen Geschäftspartnern in Form von Datenträgern ausgetauscht. Für maschinenintern erzeugte Buchungen gilt als Beleg die Programmdokumentation; dasselbe gilt für automatische Datenerfassung auf Datenträgern.

    3. Behandlung: Die Belege erhalten nach sorgfältiger Aufbereitung und Vorsortierung Belegnummer und Buchungsvermerk (Buchungssatz wird aufgestempelt), die Buchung erhält den entsprechenden Belegvermerk. Oft beschränkt sich die Erläuterung der Buchung auf die Belegnummer (Nummerierung). Voraussetzung ist eine sorgfältige Belegregistratur, die dezentral oder zentral geführt wird.

    In der Belegbuchhaltung ersetzen die Belege die Grundbücher.

    4. Aufbewahrungspflicht: zehn Jahre (§ 147 III AO, § 257 IV HGB).

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