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Personalcontrolling

Definition

Anwendung des Controllinggedankens auf Probleme der Steuerung und Kontrolle personeller Vorgänge im Unternehmen.

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Das Original: Gabler Wirtschaftslexikon

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    Ausführliche Definition

    zielt im Allgemeinen auf die Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Prozesse und Ergebnisse eines Unternehmens ab. Die konsequente ökonomische Betrachtung des Personalbereiches obliegt damit dem Personalcontrolling. Hierbei liegt häufig der Fokus auf der Ermittlung quantitativer Dimensionen, wie Personalkosten oder Personalaufwand (Personalplanung). Das Personalcontrolling sollte sich allerdings nicht in einer rein kostenorientierten Betrachtung erschöpfen, sondern darüber hinaus auch qualitative Aspekte, psychologische wie soziale, betrachten.

    Das Personalcontrolling stellt eine Spezialisierung des Unternehmenscontrollings dar. Es unterscheidet sich von diesem durch die Fokussierung seiner Aufgaben wie Steuerung und Koordination der Informationsflüsse im Personalbereich, die Vorbereitung von personalrelevanten Entscheidungen durch eine Analyse der gegebenen Informationen von und über die Mitarbeiter sowie die Kontrolle der Durchführung von Entscheidungen, die der Personalcontroller zur Unterstützung des Personalmanagements ausführt. Neben der Steuerung von Personalprozessen und der damit verbundenen Evaluierung der Personaltätigkeit will das Personalcontrolling auch Auskunft über die Belegschaft innerhalb eines Unternehmen geben. Dabei steht weniger der einzelne Mitarbeiter im Fokus, denn Gruppen von Mitarbeitern. Hierbei wird neben der Erhebung von Kennzahlen auch die originäre Gestaltung eines Personalcontrollingsystems betrachtet. Ziel des Personalcontrollings ist es, mittels der erhobenen Daten und Personalkennzahlen Informationen und Impulse an die Entscheidungsträger des Unternehmens zu liefern, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage vorzubereiten und anzubieten (Personalinformationssystem).

    Aufgaben und Interessengruppen: Eine zentrale Aufgabe des Personalcontrollings ist es, dem  Management personalbezogenen Informationen bereitzustellen. Um dieser Aufgabe gerecht werden zu können, muss das Personalcontrolling die zentralen Kennzahlen, die sogenannten Key Performance Indicators, festlegen und erheben. Unterschiedliche Akteure im Unternehmen werden sich für die Erhebungen des Personalcontrollings interessieren.

    Das Personalcontrolling verdichtet die zuvor erhobenen Informationen für die Führungsebene, um die Entscheidungsfindung zu personalrelevanten Entscheidungen zu unterstützen und so zur strategischen Unternehmenssteuerung beizutragen. Ferner gehört es zu den Aufgaben des Personalcontrollings, sich mit den Strukturen und den Kosten die im Zusammenhang mit den Mitarbeitern stehen zu befassen und so mögliche Chancen und Risiken zu identifizieren. In diesem Zusammenhang müssen Entwicklungen beobachtet und deren mögliche Auswirkungen frühzeitig antizipiert und bewertet werden. Aufgrund der übergreifenden Relevanz von personalbezogenen Daten nimmt das Personalcontrolling zudem eine Koordinationsfunktion wahr. Im Rahmen dieser Funktion gilt es, das Personalkapazitätsmanagement zu koordinieren und so mit anderen funktionalen Bereichen des Unternehmens zu verknüpfen. Damit verbunden ist auch die Analyse strategischer Auswirkungen von personalbezogenen Entscheidungen und deren Ausrichtung an den Zielen des Unternehmens.

    Auch für die Personalvertretung sind personalbezogene Kennzahlen relevant. Sie geben einen Überblick über die Situation im Unternehmen und legen einen möglichen Handlungsbedarf frühzeitig offen, z.B. bei einem überdurchschnittlich ansteigenden Aufkommen an genehmigungspflichtigen Überstunden.

    Darüber hinaus haben externe Akteure ein Interesse an personalbezogenen Kennzahlen. An Institutionen, wie der Bundesagentur für Arbeit, den Sozialversicherungsträgern oder das Statistische Bundesamt, werden regelmäßig Daten der Mitarbeiter übermittelt.

    Die Aufgaben des Personalcontrollings lassen in drei unterschiedliche Bereiche aufteilen: Effektivitätscontrolling, Effizienzcontrolling und Kostencontrolling.

    Das Effektivitätscontrolling untersucht hierbei den Beitrag der Personalarbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens. Dazu wertet es zum Beispiel die Fluktuationsrate, Absentismuszeiten aber auch die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen zur Arbeitszufriedenheit aus.

    Beim Effizienzcontrolling, welches auch als Wirtschaftlichkeitscontrolling bezeichnet wird, handelt es sich um die Überwachung des Ressourceneinsatzes im Personalwesen im Verhältnis zum Unternehmensergebnis. Ein Beispiel für Effizienzcontrolling im Personalbereich ist die Auswertung der Effizienz verschiedener Personalbeschaffungswege, wie interne oder externe Stellenbesetzungen, Headhunting oder der Einsatz einer Vermittlungsagentur. Personalcontroller vergleichen je nach Kennzahlen die durchschnittliche Dauer der Bewerberaktion sowie die Einstellungsquote verschiedener Beschaffungswege. Die erhobenen Daten zeigen dann besonders effektive Personalbeschaffungswege, die in Zukunft verstärkt genutzt werden sollten.

    Das Kostencontrolling übernimmt die Planung des Budgets für den Personalbereich. Zudem überwacht es, dass die budgetierten Finanzrahmen eingehalten werden und es nicht zu einer Kostenüberschreitung kommt.

    Der Beitrag des Personalbereiches zum Unternehmenserfolg soll also mithilfe von Kennzahlen erfasst, dargestellt und beurteilt werden. Dies kann das Personalcontrolling zum einen in quantitativer und zum anderen in qualitativer Hinsicht leisten.

    Quantitative Größen, wie z.B. die Personalkosten, beziehen sich auf direkt messbare und nachvollziehbare Faktoren. Sie darzustellen ist eine Kernaufgabe des Personalcontrollings. Dagegen lassen sich die qualitativen Kennzahlen nur schwer objektivieren. Unter qualitativen Kennzahlen sind die weichen Größen wie z.B. Arbeitszufriedenheit, Motivation oder auch Betriebsklima zu fassen. Da diese Größen nicht direkt messbar sind, werden hilfsweise Indikatoren herangezogen, die Aufschluss über Strömungen im Unternehmen geben können. Hierfür eignen sich Mitarbeiterbefragungen, um Tendenzen zur Arbeitszufriedenheit, dem wahrgenommenen Führungsverhaltens oder auch der emotionalen Bindung zum Unternehmen ableiten zu können. Auch hohe Krankenstände oder zunehmende Fluktuationsraten können Indizien sein, dass es im Unternehmen zu Fehlentwicklungen  gekommen ist.

    Ferner lässt sich das Personalcontrolling in das operative und das strategische Controlling unterscheiden. Das strategische Personalcontrolling betrachtet die langfristige Planung und Kontrolle der Erfolgspotenziale eines Unternehmens. Es fokussiert zukunftsorientiert und versucht Entwicklungen zu antizipieren.

    Im Gegensatz dazu konzentriert sich das operative Controlling auf die Probleme der kurz- und mittelfristig orientierten Planung und Kontrolle und agiert an der Gegenwart orientiert.

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