Buchführung

Buchhaltung.

Geschichte

Im 14. Jh. tauchten Handelsbücher auf, die lediglich Kreditgeschäfte enthielten. Erst nach und nach erfasste man alle Geschäfte, zunächst nur getrennt nach Ein- und Verkäufen. Später wurden Leistungen und Gegenleistungen gegenübergestellt und schließlich Personenkonten gebildet. Ein weiterer Fortschritt war die Erfindung der doppelten Buchhaltung, die allg. dem Franziskanermönch F.L. Pacioli (1494) zugeschrieben wird. In dem Bestreben, die Buchführung immer mehr zu vervollkommnen, wurde diese älteste italienische Form der doppelten Buchführung weiterentwickelt über die deutsche, die französische bis zu der vorwiegend in Kleinbetrieben verwendeten Methode der amerikanischen Buchführung. Die wirtschaftliche Entwicklung machte es erforderlich, dass von staatlicher Seite Buchführungs- und Bilanzierungs-Bestimmungen ergingen und dass der Buchhaltungsaufbau der gesamten Wirtschaft schließlich 1937 durch die „Richtlinien zur Organisation der Buchführung” planvoll gestaltet und vereinheitlicht wurde. Das Streben nach Vereinheitlichung fand Ausdruck im Kontenrahmen und Kontenplan. Der für jeden Wirtschaftszweig gesondert ausgearbeitete Kontenrahmen bezeichnet alle Konten der Buchführung ihrem Inhalt nach und grenzt sie voneinander ab. Der Kontenplan ist eine Übersicht über alle in der Buchführung eines einzelnen Betriebs geführten Konten. Er trägt den bes. Verhältnissen jedes Betriebes Rechnung, sollte aber dem entsprechenden Kontenrahmen angepasst sein.

Begriff/Aufgaben

1. Begriff: Unter Buchführung versteht man die planmäßige und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, die im Unternehmen mit Werten zusammenhängen, und zwar in zeitlichem Ablauf mit inhalts- und zahlenmäßiger Wertangabe. Die Buchführung sammelt, ordnet und gruppiert dieses Zahlenwerk und entwickelt daraus in regelmäßigen Zeitabständen (monatlich, vierteljährlich) einen Abschluss, jährlich den Jahresabschluss. Die kaufmännische Buchführung ist die Grundlage und neben Kostenrechnung (Kalkulation), betriebswirtschaftlicher Statistik (Vergleichsrechnung) und Planung (Vorschaurechnung) das Hauptglied des Rechnungswesens der kaufmännischen Unternehmung.

2. Aufgaben: a) Hauptaufgabe der Buchführung ist die Ermittlung des Erfolges durch Erfassung von Aufwendungen und Erträgen in der Gewinn- und Verlustrechnung und die Darstellung von Vermögens- und Finanzlage sowie ihrer Änderungen durch die Bilanz auf der Grundlage einer Inventur.

b) Daneben hat die Buchführung noch zahlreiche Sonderaufgaben: So ermöglicht sie die Beobachtung der Umsatzgröße und der Umsatzschnelligkeit, durchleuchtet die Kapital- und Schuldenverhältnisse, gewährt Einblick in Zahlungsbereitschaft und Risikogestaltung und liefert das Zahlenmaterial für Zwecke der Selbstkostenrechnung, Statistik und Planung. Sie ist die Unterlage für die Besteuerung.

3. Gliederung: Die Buchführung gliedert sich in zwei Teilbereiche: a) Geschäfts- oder Finanzbuchhaltung (pagatorische Buchführung): die offizielle Gesamtabrechnung der Unternehmung. Sie erfasst den äußeren Kreis. Ihre Zahlen liefern den periodischen Abschluss (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung), der sich kontinuierlich in den Vorträgen auf das nächste Jahr fortsetzt. Alle Nachweise über Kapitalbewegungen, Geldverkehr, Vermögen und Schulden sind in ihr enthalten. Sie ist in ihrer Ausgestaltung zeitlich unabhängig vom Wirtschaftszweig und der Leistungsart des Betriebes.

b) Betriebsbuchhaltung, (kalkulatorische Buchführung): Sie bildet zusammen mit der Kalkulation das Gebiet der Kostenrechnung, deren Hauptaufgabe die Erfassung, Verteilung und Zurechnung von Kosten und Leistungen ist.

Buchführungspflicht

Sie ergibt sich für die Geschäftsbuchführung aus den §§ 238 ff. HGB (handelsrechtlich) und §§ 140 ff. AO (steuerrechtlich) sowie diversen Sondervorschriften. Eine Betriebsbuchführung (vgl. auch Kosten- und Leistungsrechnung) ist nicht vorgeschrieben. Bei der Buchführung sind handels- und steuerrechtlich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) einzuhalten. Sie gelten als gewahrt, wenn die Eintragungen bes. nach Form und Inhalt fortlaufend, vollständig und richtig bewirkt werden, sodass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann (§ 238 I HGB).

Vgl. auch handelsrechtliche Buchführungsvorschriften. Bücher und Aufzeichnungen, die diesen Voraussetzungen entsprechen, haben die Vermutung ordnungsmäßiger Führung für sich und sind der Besteuerung zugrunde zu legen (§ 158 AO). Ist die Buchführung materiell nicht ordnungsgemäß, so hat das Finanzamt das Recht zur Schätzung des Betriebsergebnisses (§ 162 AO).

Vgl. auch Buchführungspflicht.

Ort der Buchführung und der Aufbewahrung der Bücher

Handelsrechtlich nicht vorgeschrieben (steuerliche Ausnahme vgl. § 50 I 3 EStG). Bei Fernbuchführung wird die Buchführung nicht im Unternehmen selbst, sondern durch betriebsfremde Dritte außerhalb des Unternehmens (z.B. Buchstelle, Steuerberater) vorgenommen; vom Buchführungspflichtigen sind lediglich fortlaufende Grundaufzeichnungen (z.B. Kassenbuch) vorzunehmen. Die Fernbuchführungsstellen ihrerseits bedienen sich z.T. berufsständischer oder privater Datenverarbeitungszentralen (z.B. DATEV).

Vgl. auch Aufbewahrungspflicht.

Systeme der Buchführung

1. Einfache Buchführung: Diese Buchführung bucht nur Zu- und Abgänge in chronologischer Reihenfolge. Sie verwendet das Kassenbuch für Bargeschäfte, das Tagebuch für unbare Geschäftsvorfälle, das Wareneingangsbuch für Lieferantenrechnungen, das Geschäftsfreundebuch (Kontokorrentbuch) für Veränderungen der Forderungen u. Schulden, das Inventar- und Bilanzbuch für die jährliche Bestandsaufnahme. Die einfache Buchführung ermittelt den Erfolg durch Gegenüberstellung des Vermögens am Anfang und Schluss einer Rechnungsperiode, gibt aber keinen Aufschluss darüber, wie es über Aufwendungen und Erträge zu diesem Erfolg kommt.

2. Doppelte Buchführung: Die doppelte Buchführung ermittelt den Erfolg auf doppelte Weise: durch die Bilanz und durch die Erfolgsrechnung. Dadurch ist stets die Kontrolle für die rechnerische Richtigkeit des ausgewiesenen Ergebnisses gegeben.

a) Die doppelte Buchführung geht davon aus, dass jeder Vorgang, der eine Veränderung eines in der Bilanz enthaltenen Postens zur Folge hat, notwendig auch einen zweiten Posten ändern muss, da sonst die Bilanzgleichung gestört würde. Jeder buchungsfähige Geschäftsvorfall hat also zwei wertgleiche Buchungen zur Folge, eine Soll- und eine Habenbuchung. Während sich bei den Aktivkonten die Vermögenszunahmen auf der Sollseite und die Vermögensabnahmen auf der Habenseite auswirken, zeigen sich bei den Schuldkonten und dem Eigenkapitalkonto (Passivseite) die Zunahmen im Haben und die Abnahmen im Soll.

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b) Bücher: Die doppelte Buchführung verwendet das Inventar- und Bilanzbuch, das die alljährlichen Vermögensaufstellungen und Bilanzen aufnimmt, das Grundbuch (Journal), in dem die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge gebucht werden, und das Hauptbuch, das alle Buchungen, sachlich und systematisch geordnet, auf den einzelnen Konten zusammenfasst. Außerhalb dieses Systems werden noch Nebenbücher geführt: das Kontokorrentbuch (Geschäftsfreundebuch), das Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst, das Lager- oder Warenbuch für die Zu- und Abgänge der Waren, das Besitz- und das Schuldwechselbuch, das Anlagenbuch, Porto-, Nachnahmen- und Lohnbuch u.a. Sie verzeichnen alle Vorfälle im Einzelnen und können zur Kontrolle mit dem Hauptbuch abgestimmt werden. Der Begriff „Bücher” ist unabhängig von der äußeren Form zu sehen. Statt gebundener Bücher sind auch die Loseblattbuchführung, die Offene-Posten-Buchführung oder die EDV-Datenträger geeignet, die Funktionen der Eintragungen ordnungsgemäß zu gewährleisten (§ 239 IV HGB).

c) Die doppelte Buchführung kennt zwei Kontenreihen: Bestandskonten, die die in der Bilanz ausgewiesenen Vermögens- und Kapitalwerte übernehmen, weitere Zu- und Abgänge verrechnen und am Schluss der Rechnungsperiode ihren Endbestand wieder an die Bilanz abgeben, und die Erfolgskonten, die Aufwendungen (im Soll) und Erträge (im Haben) aufnehmen. Die Erfolgskonten erfassen die durch geschäftliche Betätigung entstehenden Eigenkapitaländerungen. Die Salden der Erfolgskonten werden zum Abschluss auf dem Gewinn- und Verlustkonto gesammelt. Überwiegen die Erträge, so muss der Gewinnsaldo zum Ausgleich im Soll, überwiegen die Aufwendungen, so muss der Verlustsaldo im Haben des Gewinn- und Verlustkontos erscheinen. Dieses wird bei Einzel- und Personenunternehmungen i.d.R. über das Kapitalkonto abgeschlossen. Bei Kapitalgesellschaften wird sein Saldo als Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag gesondert auf der Passivseite der Bilanz als Teil des Eigenkapitals ausgewiesen.

Vgl. auch Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanzgewinn (-verlust).

d) Der Ablauf der Buchführungsarbeit gliedert sich in folgende Phasen:
(1) Erstellen von Eröffnungsinventar und -bilanz;
(2) Aufstellen eines Kontenplans;
(3) Vorbereiten der Bücher und Konten;
(4) Buchen des laufend anfallenden Buchungsstoffes;
(5) Probebilanzen und kurzfristige Erfolgsrechnungen zur Kontrolle der Buchführung;
(6) Aufnehmen der Bestände (Inventur);
(7) Abschließen der Bücher und Konten;
(8) Erstellen der Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung);
(9) Erstellung von Schlussinventur und -bilanz; letztere enthält die Werte für Eröffnungsinventur und -bilanz des folgenden Geschäftsjahres.

3. Kameralistische Buchführung, auch Behörden- oder Verwaltungsbuchführung genannt: das älteste System der Buchführung, das auch zunehmend durch Einführung der doppelten Buchführung in den Behörden ersetzt wird. Ihre Aufgabe besteht darin, den durch den Voranschlag oder Etat angeordneten oder geplanten Einnahmen und Ausgaben die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen. Das Ergebnis daraus sind Etatüberschüsse oder Fehlbeträge. Als Bücher werden meist verwendet:
(1) das Kassenbuch mit Spalten zur Übertragung auf die einzelnen Etattitel;
(2) das Hauptbuch, auch Manual genannt, in dem in systematischer Ordnung die Ist- und Soll-Posten der jeweiligen Etattitel gegenübergestellt sind;
(3) das Bestands- oder Inventurbuch zur Darstellung der Vermögensteile und Schulden;
(4) etwaige Sachtagebücher zur Kontrolle einzelner Bestände nach Art der Hilfsbücher der kaufmännischen Buchführung.

Formen/Verfahren

1. Historisch gesehen ist die erste Form der Buchführung eine Übertragungsbuchführung: Der in den Belegen gegebene Buchungsstoff wird zunächst im Grundbuch festgehalten und dann von hier auf die Hauptbuchkonten übertragen.

Formen: a) Die älteste Form ist die „italienische Buchführung”, die für alle Vorgänge nur ein Grundbuch kannte, von dem aus täglich direkt in das Hauptbuch übertragen wurde. Erweiterung: Aufspaltung des Grundbuchs in Kassenbuch für bare und Tagebuch für unbare Geschäftsvorfälle.

b) Die „deutsche Buchführung” entlastet das Hauptbuch, indem sie zwischen Grundbücher und Hauptbuch ein Sammelbuch einschiebt, das die Grundbuchungen sammelt und geordnet zum Hauptbuch weiterleitet. Erweiterungen neben Kassenbuch und Tagebuch als weitere Grundbücher das Einkaufs- und das Verkaufsbuch.

c) Die „französische Buchführung” nimmt eine weitere Aufteilung der Grundbücher vor: zu den Grundbüchern der deutschen Form z.B. noch das Bank-, Wechsel-, Effektenbuch.

d) Die „amerikanische Buchführung”, erstmals von E.D. Degrange (1804) angewandt, kennt keine Trennung von Grund- und Hauptbuch. Sie ist eine Verbindung der chronologischen (Grundbuch) und der sachlichen (Hauptbuch) Gruppierung des Buchungsstoffes in einem Arbeitsgang (einstufige Form). Dies wird durch Verwendung eines Tabellenjournals (Journal, Hauptbuch) ermöglicht, in welchem die Spalten des Grundbuches (Datum, Text, Betrag) und die Einzelkonten des Hauptbuches mit Soll- und Habenspalten nebeneinander angeordnet sind.

e) Eine Übertragungsbuchführung ist auch die Belegbuchhaltung. Die gesammelten Belege dienen als Grundbuchersatz. Von ihnen wird der Buchungsstoff sofort auf die Hauptbuchkonten übertragen.

2. Durchschreibebuchführung (veraltet): Die Durchschreibebuchführung vereinfacht die Buchungsarbeit: In einem Arbeitsgang werden Grund- und Hauptbuch beschriftet. Entweder erfolgt die Urschrift in das Grundbuch mit gleichzeitiger Durchschrift auf das darunter liegende Hauptbuchkonto oder umgekehrt. Beschriftung manuell oder maschinell. Durch Verbreitung der EDV kaum noch von Bedeutung.

3. Lochkartenbuchführung (veraltet): Diese Buchführung war ein automatisiertes Buchführungsverfahren, bei dem der Inhalt der zu buchenden Belege mit einer Lochmaschine auf Lochkarten übertragen wurde. Die Lochkarten wurden mithilfe von Sortiermaschinen nach zeitlichen oder sachlichen Gesichtspunkten zusammengestellt und durch Tabelliermaschinen, den eigentlichen Buchungsmaschinen, ausgewertet, in Zahlen und Text übersetzt, addiert, saldiert und in beliebigen Kontenblättern, Listen und Formularen ausgedruckt, sodass zugleich mit den erforderlichen Buchführungsunterlagen zahlreiche für die kaufmännische Verwaltung in Einkauf, Produktion und Verkauf erforderliche Daten bereitgestellt wurden.

4. Elektronische Buchführung: Diese Buchführung bewältigt die bei den halbautomatisierten Lochkartenanlagen nacheinander geschalteten Arbeitsvorgänge gewissermaßen gleichzeitig und in erheblich kürzerer Zeit auf elektronischen Datenverarbeitungsanlagen (EDV), die aus Eingabe-, Speicher-, Rechen- und Ausgabeeinheiten bestehen.

a) Kernstück der elektronischen Buchführung ist ein Buchführungsprogramm (Software; häufig ergänzt durch Zusatzprogramme, wie Fakturierung, Materialwirtschaft zum Zwecke gleichzeitiger Datenauswertung, sog. integrierte Datenverarbeitung), das die erforderliche Datenverarbeitung automatisch vollzieht, d.h. aus dem eingegebenen Buchungsstoff werden programmimmanent Buchungen abgeleitet.

b) Zwar gilt auch für EDV-Buchführung das Belegprinzip, doch genügt für maschinenintern erzeugte Buchungen der Nachweis der Ordnungsmäßigkeit durch die Programmdokumentation.

c) Während bei konventioneller EDV-Buchführung die Buchungen im Anschluss an die Verarbeitung vollständig und dauerhaft lesbar gemacht werden, wird bei der sog. Speicherbuchführung nur noch Ausdruckbereitschaft verlangt, d.h. der auf den Datenträgern gespeicherte Buchungsstoff braucht erst bei Bedarf ausgedruckt zu werden.

Ausnahmen: Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse.

d) Bedeutung: Die EDV-Buchführung hat sich weitgehend durchgesetzt. Bes. auch für Mittel- und Kleinbetriebe eröffnen sich damit Möglichkeiten, die Daten der Buchführung preiswert und schnell für andere betriebswirtschaftliche Zwecke auszuwerten und zu nutzen.

Vgl. auch computergestützte Finanzbuchhaltung.